Ratenstruktur vs. Chaos

Ratenstruktur oder Ratenchaos

Gibt es einen Weg aus dem Ratenchaos heraus in eine Ratenstruktur? 

Sicher – es gibt immer einen Weg.

Geht es Dir auch (manchmal) so?

  • Mist – was ist das für eine Rate?
  • Woher kommt der Preis?
  • Zahlt der Gast vor Ort oder geht das auf Rechnung?
  • Brauche ich dazu einen Extranetzugang?
  • Wie hoch ist die Kommission?
  • Muss ich diese Buchung annehmen?
  • Gibt es dazu ein Kontingent?
  • usw.

Ich kann Dich beruhigen. Du bist nicht allein! Es geht anderen auch so. Nur wenn es Dir bei jeder oder sehr vielen Reservierung so geht, dann solltest Du unbedingt aktiv werden und Licht in das Chaos bringen.

Warum?

Du verschenkst Geld! Ja richtig gelesen. Obwohl Du eine Reservierung bekommen hast, verschenkst Du Geld. Glaubst Du nicht? Ist aber so.

 

Warum verschenke ich Geld?

Du hast eine Reservierung bekommen und hast dazu viele oder wenigstens einige der zuvor von mir erwähnten Fragen?

Dann verschenkst Du Geld! Und zwar genau deswegen:

  • Die Klärung der Fragen bindet Ressourcen – also Zeit die der jeweilige Mitarbeiter damit verbringt, eine der o.g. Fragen zu klären.
    Jetzt kannst Du natürlich sagen, aber der Mitarbeiter ist doch „eh da“.
    Klar er ist „eh da“ und somit sind es die berühmten „Eh-Da-Kosten“. Aber müssen diese sein?
  • Um Antworten zu bekommen wird der Gast kontaktiert. Es sind also die „Eh-Da-Kosten“ des Mitarbeiters und die „Sonst nix möglich“ Kosten. Denn in dieser Zeit kann der Mitarbeiter nichts anderes tun.
  • Hinzu kommen auch noch Telefongebühren. Ok, auch wenn diese mittlerweile nicht mehr so ins Gewicht fallen, aber Kosten sind Kosten. Und dann wären da noch die Druckkosten – meist wird viel zu schnell und viel zu viel ausgedruckt.
  • Der Gast wird kontaktiert. OK, das kann helfen. Hast Du Dir schon einmal überlegt, was das beim Gast auslöst? Vermutlich ist der Gast erst einmal nicht begeistert. Für interne Kommunikationsprobleme kann er nichts, für systemische Probleme auch nicht. Der Gast hat nur reserviert und möchte, dass alles funktioniert. Vergiß nicht, der Anruf kostet auch den Gast Zeit und Zeit kostet immer Geld.
    Jetzt ist der Gast verunsichert. Je nachdem wie das Gespräch verläuft, bucht der Gast im schlimmsten Fall nie wieder bei Dir, storniert seine Buchung oder reklamiert und bekommt eine Reduktion. Auch das sind Kosten die nicht sein müssten bzw. Verluste die man verhindern könnte.
Was kann ich also tun, um kein Geld zu verschenken?

Ganz klar, die zuvor genannten Punkte auf jeden Fall ganz oder wenigstens größtmöglichst vermeiden. Wie das geht?

  • z.B. mit den richtigen digitalen Lösungen
  • Systeme die aufeinander abgestimmt sind
  • Systeme die regelmäßig gepflegt werden
  • Verträge die sorgfältig geprüft werden (ist z.B. ein weiterer Vertriebsweg eingeschlossen?)
  • eine Ratenstruktur die nachvollziehbar ist

Stichwort Ratenstruktur. Wie schafft man es, ein Ratenchaos in eine Struktur zu bringen?

Um eine Struktur anzulegen, müssen erst einmal ein paar grundlegende Dinge vorbereitet werden

Welche Zimmerkategorien und Komfortlevel gibt es im Haus? Weitere Informationen zu diesem Thema findest Du hier.

Mach Dir also eine Liste, welche Kategorien Du im Haus. Im Fachjargon nennt man das auch Roommatrix. Das ist sozusagen zum einen eine Art Inventarliste und zum anderen auch eine Übersetzungsliste. Warum Übersetzung? Eine Zimmerbezeichnung kann zwischen den einzelnen Vertriebskanälen abweichen. Dies ist meist abhängig von der maximalen Anzahl an Zeichen, welche zwischen 12 und 52 Zeichen liegen. Die dazugehörigen Codes können zwischen 3 und 8 liegen.

Ein Beispiel, wie so eine Tabelle aussehen kann, habe findest Du unten in der Galerie unter Roommatrix.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist eine Übersicht all Deiner Raten.

  • Starte damit, Deine Ratennamen zu sammeln und auch hier ggf. wieder eine Übersetzungstabelle (auch Convertion Table genannt) zu machen. Hier kommt es darauf an, dass ein und dieselbe Rate in den jeweiligen Systemen unterschiedlich benannt werden kann. Darauf hast Du zumeist keine Einfluss.

Hier ein paar Beispiele:

Hausrate = Standardrate = Best Price Rate = Best available RATE (BAR Rate) = Basisrate = Normalpreis

Hot Deal Rate = Frühbucherrate = Promotional Rate = non refundable rate

  • Nun geht es weiter mit der Definition Deiner Standardrate. Wie ist diese preislich definiert? Also z.B. unterteilt nach Wochentags – und Wochenendpreisen und Unterschiede z.B. zu Messen oder Ferien? Oder hast Du unterschiedliche Preisstufen, weil die Raten dynamisch* sind?

Wenn diese Vorbereitungen abgeschlossen sind, dann werden die davon abhängigen Preise definiert.

 

*Dynamische Raten werden abhänig von Tagestyp (z.B. Messe), Belegung und Buchungszeitraum und Anzahl der Übernachungen definiert.

 

Abhängige Raten sind Raten, die preislich abgeleitet werden.

Beispiel:

Ausgangsrate: Standardrate
Abhängige Rate: Hot Deal Rate

Die abhängige Rate soll z.B. 15% günstiger sein, als die Standardrate.
Warum?
Diese ist z.B. mit Restriktionen verbunden wie 100% Vorauszahlung, nicht stornierbar, nicht umbuchbar.

Weitere abhänige Raten sind u.a.

    • weitere Promotion-Raten
    • FIT Raten
    • Gruppen- und Wiederverkäuferraten

Ein Beispiel, wie so eine Übersicht der Raten aussehen kann, habe findest Du unten in der Galerie unter Ratematrix.

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Roommatrix

Roommatrix

Ratematrix

Ratenmatrix - Ratenübersicht
Tipps zur Erstellung einer Ratenmatrix
  • Starte immer mit der niedrigsten Preisstufe Deiner Standardrate
  • Starte immer mit der einfachsten/niedrigsten/günstigsten Zimmerkategorie
  • Starte immer mit Preisen für 1 Person im Zimmer exklusive Frühstück
  • Definiere vorab Preisaufschläge für z.B. Frühstück, Zuschlag für die nächst höhere Zimmerkategorie, Zuschlag für jede weitere Person (Erwachsene und Kinder)
  • Entscheide Dich immer für 1 Mealplan*

Warum?
Ganz einfach, so kannst Du in Deiner Berechnung immer mit Zuschlägen arbeiten. Das macht es, wenn Du z.B. mit Excel Formeln arbeiten möchtest, einfacher und auch die meisten Channelmanager und PMS Systeme können mit Aufschlägen gut arbeiten. Somit ist die Preisladung im Anschluss auch wesentlich einfacher und schneller. Nutze auch in diesem Fall vorhanden Funktionen um Fehlerquellen und Aufwand zu minimieren. 

* Mealplan = ist die Definition ob Dein Zimmerpreis inklusive oder exklusive Frühstück, Halbpension, Vollpension.

Wo kann eine Ratenmatrix noch hilfreich sein?

Eine Ratenmatrix ist immer dann hilfreich, wenn es um Kalkulationen und Systemupdates geht.

Diese können auch jederzeit erweitert werden. Füge beispielsweise bei Konferenzpauschalen oder Packages die einzelnen Leistungsinhalte auf.

So behälst Du auch den Überblick über die enthaltenen Leistungen. Denn nichts ist schlimmer als im Zahlendschungel verloren zu gehen.

Hilflos - Planlos - das muss nicht sein

Keine Sorge – es hört sich dramatischer an, als es ist. Wenn Du Unterstützung brauchst beim erstellen einer Ratenmatrix, dann lass Dir von uns helfen. Gleichzeitig können wir Dir damit auch Wege aufzeigen, wie Du zum Beispiel damit auch neue Kunden und Vertriebskanäle für Dich definierst um damit Deine Grundbelegung zu erreichen. Schreib uns einfach.