Ist die Vorbereitung für das nächste Jahr erledigt?
Wurde an alles gedacht? Was wurde eventuell vergessen? :
Zum Jahresende hat man meist noch anderes zu tun, als an das Folgejahr und erforderliche Vorbereitungen zu denken, oder?
Ja, das ist richtig und man kann sich auch voll und ganz darauf konzentrieren, wenn man zuvor schon alles gut vorbereitet hat. Doch was gehört alles dazu?
Und was kann und soll man jetzt noch tun, wenn noch nicht alles vorbereitet ist?
Was muss für das nächste Jahr unbedingt vorbereitet sein?
Es gibt viele Dinge die für die Operative im Hotel vorbereitet sein wollen. Doch wo anfangen und wo aufhören?
Sicher gibt es Unterschiede zwischen klassischen Stadt- und Landhotels, aber auch mit oder ohne Restaurant, Wellness und Tagungsräume gibt es Unterschiede. Doch ein paar Dinge sollten alle berücksichtigen. Schauen wir uns diese näher an
Jahrersendspurt – kleiner Check und unterstützende Vorbereitungen für das nächste Jahr
- Bin ich für das nächste Jahr überhaupt buchbar?
Preise werden i.d.R. nicht automatisch für das Folgejahr verlängert oder hinterlegt, da nicht alle Systeme mit sogenannten“Rolling Rates“ oder/und „Rolling availabiities“ arbeiten. Einfach übersetzt heißt das „Rollierende Preise“ und „Rollierende Verfügbarkeiten“. Damit dies funktioniert, muss das System (PMS & Channelmanager) die Funktion überhaupt haben und zum anderen müssen Preise & Verfügbarkeiten für diesen Zeitraum gepflegt sein. Es müssen also z.B. Ratenpläne für das bzw. die Folgejahr (e) hinterlegt sein und auch Preise definiert sein. Ebenso müssen z.B. Kontingente, Renovierungszeiträume und Reservierungen auf Anfrage/Option im System gepflegt sein.
In der Regel ist es immer einfacher, Preise zu ändern, als alles dafür neu anzulegen bzw. zu verlängern.
TIPP: Der Standardpreis (auch BAR-Rate oder Rack-Rate) genannt, sollte immer hinterlegt sein für min. 1 Zimmerkategorie. Damit ist man zum einen buchbar, zum anderen aber können nicht alle Zimmer und Kategorien zu günstig gebucht werden. Wichtig vor allem dann, wenn man mit Saisonpreisen oder Eventpreisen arbeitet. - Medienplan (auch Marketingplan genannt) ist erstellt
Was ist das? In diesem Plan werden alle Veranstaltungen in der Stadt hinterlegt die für das Haus relevant sind. Außerdem kann man hier die Ferien, Feiertage, Brückentage, Saisonzeiten eintragen, aber auch wenn z.B. das Hotel exklusiv für eine Veranstaltung gebucht ist. Wenn man Angebotspreise z.B. bei Vertriebspartnern oder in Social Media, Zeitungen etc. schaltet, kann man diese hier ebenso hinterlegen. Der Vorteil ist, man hat alles im Blick, sieht welche Aktionen sich abwechseln und wann man vielleicht besser keine Aktion macht, da durch Messen oder ähnliches der gewünschte Effekt ausbleiben würde. - Conentcheck
Es ist immer gut, mindestens einmal jährlich den Content auf der eigenen Webseite und bei den Vertriebspartnern zu prüfen und zu aktualisieren. Warum ? Es kommen immer wieder neue Möglichkeiten hinzu über die man nicht direkt informiert wurde oder die im täglichen Business einfach untergegangen sind. Außerdem sollte man auch immer die online Darstellung prüfen. - Aktionen
Welche Aktionen im Haus sind geplant? Das kann von Aktionswochen, Tag der Offenen Tür, Kampagnen, Newsletter so einiges sein. Ist genut Vorlaufzeit für die Planung eingeplant? Nichts ist schlimmer, als wenn die Zeit davonläuft. Oder wie sagt man so schön? „Gut geplant, ist halb gewonnen“. - Lizenzen, Laufzeiten, Verträge, Vereinbarungen etc.
Ist man mit den Systemen noch zufrieden? Dann hilft es die Laufzeiten der Lizenzverträge im Blick zu halten und sich rechtzeitig um Alternativen zu kümmern. Von der Suche nach dem neuen Provider, bis zur Umstellung kann je nach Größe und Umfang, schon einmal ein Jahr oder länger ins Land gehen.
Vertragslaufzeiten mit Vertriebspartnern: Welche können und sollen verlängert oder ggf.neu verhandelt werden im Folgejahr?
TIPP: Corporate also Firmenpreisvereinbarungen werden i.d.R. ab März/April verhandelt bzw. ausgeschrieben und sollten bis September/Oktober unter Dach und Fach sein. FIT Verträge haben meist eine Vorlaufzeit von bis zu 2 Jahren und sie werden häufig noch immer nach Saisonen vereinbart. Also z.B. November bis März und April bis Oktober. Beispiel: Heute ist der 01.12..2022. demnach ist man für die Saison bis Oktober 2023 schon ziemlich spät dran. Aber auch für die nächste Wintersaison 2023/2024 läuft die Uhr schon. Also los geht’s. Worauf wartest Du noch
Was kann man jetzt noch last minute tun?
Auch wenn die Zeit gefühlt nur noch rennt und man nicht weiß, wo einem der Kopf steht und was man alles noch tun muss für das Folgejahr. So, gilt es jetzt einen kühlen Kopf bewahren und Step by Step die Schritte für’s Folgejahr abarbeiten.
Last Minute oder Hotlist
- Preise und Verfügbarkeiten sicherstellen. Denn ohne das eine oder andere sind keine Buchungen möglich. Wichtig immer alle Kanäle beachten. Also die IBE (Internet Booking Engine) für die Direktbuchungen über die eigene Hotelwebseite, aber auch andere Vertriebskanäle wie die OTA’s (Online Travel Agency). Hilfreich ist in diesem Fall ein Channelmanager, da man die Pflege der Preise dann nur an 1 zentralen Stelle vornehmen muss und nur sicherstellen muss, dass diese mit den Verfügbarkeiten auch übertragen werden.
TIPP: Testbuchungen machen. So kann man schnell herausfinden ob es auch geklappt hat - Sind alle Anfragen bearbeitet? Denn ohne Angebot oder Bestätigung kommen die Gäste nicht
- Liegen Vertragsanfragen zur Verlängerung oder Neuabschlüsse auf dem Tisch? Dann nicht’s wie ran. So lange auch diese nicht finalisiert sind, können die Partner für das Folgejahr kein Geschäft im Haus generieren.
Wenn die Hotlist in Arbeit ist oder abgeschlossen ist, dann ist schon mal das wichtigste und notwendigste für die Operative im Folgejahr gemacht. Dann kann man sich die anderen von mir genannten Punkte näher ansehen und in Angriff nehmen.
Was man außerdem noch tun kann?
Ich geb’s zu, ich bin ein Freund von aufräumen zum Ende des Jahres. Keine Altlasten, alten Müll oder unerledigte Dinge mit ins neue Jahr nehmen. Ganz nach dem Motto „Neues Jahr, neues Glück, neuer Anfang“.
Warum?
Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es auch im Team eine schöne Erfahrung ist, Dinge abzuschliessen und neu anzufangen. Daher hier noch ein paar „andere“ Tipps und Anregungen
- Sind noch Rechnungen offen? Gerne wird mal eine Sammelrechnung übersehen abzurechnen bzw. auszuchecken. Einfach mal drüber schauen
- Wenn man die Zimmer direkt vorblockt und in den nächsten Wochen noch nicht so viel los ist, vielleicht kann man dann die Zimmer so vorblocken, dass es das Housekeeping einfacher hat und nicht ständig die Etagen wechseln muss, um evtl. Energie sparen zu können, weil auch die Flure nicht beleuchtet werden müssen und bei dieser Gelegenheit Sonderreinigungen durchgeführt werden können, ohne dass ein Gast es bemerkt
- Ab ins Archiv:
Meldescheine, Rechnungskopien, Reservierungen. Wenn möglich digital und analog ins Archiv bringen. Achtung: Aufbewahrungsfristen - Unterlagen aktualisieren: Preislisten für interne und externe Listen überall austauschen
- Messe- und Veranstaltungskalender aktualisieren
- Gästemappen online oder digital aktualisieren
- Urlaubsplaner für’s Team aktualisieren (über Urlaub freut sich doch jeder und wer früher plant ist entspannter)
- Arbeitsplatz, Schubladen, Regale, Lager aufräumen. Über’s Jahr hinweg sammelt sich doch so einiges an. Manches kann weg, weil z.B. die Preise nicht mehr gültig sind, zerknitterte Unterlagen, Flyer etc.. Danach lässt es sich auch viel einfacher mal drüber wischen
- Materiallager: Sortieren und ggf. fehlendes nachbestellen. Von der Kassenbonrolle, über Geschäftspapier bis hin zu Stiften, Give aways. Da weiß man doch erst was man (noch) hat, oder?
- einfach mal durch’s Haus gehen. Müssen Poster erneuert werden? (altes Datum, ausgebleicht von der Sonne etc.)
- System clean-up: Wie wäre es mal in der vielleicht etwas ruhigeren Zeit die Gästekarteien aufzuräumen? Viele Systeme können doppelte Karteien erkennen und zusammenführen, oder Karteien ohne History (Vergangenheit) löschen. Das schafft Platz im System und beschleunigt meist auch wieder ein bisschen
- Dekolager aufräumen und aussortieren. Vielleicht liegen ja noch ein paar kaputte Christbaumkugeln rum, oder ein vertaubtes Dekohuhn von Ostern
- Reparieren und pflegen: Die nächste Garten- und Terrassensaison steht schon in den Startlöchern. Warum nicht jetzt schon mal gemeinsam die Holztische pflegen, Blumenkästen vorbereiten usw.
Alle Zimmer und öffentlichen Bereiche checken und „Mängel“ notieren. Wo müssten z.B. mal die Kofferstreifen mit frischer Farbe überdeckt werden? Flecken im Teppich ausgebessert werden? Einfach mal aufmerksam durch Bereiche im Hotel gehen, für die man sonst nicht verantwortlich ist oder selten betritt. Denn jeder der täglich damit zu tun hat, schaut es mit anderen Augen an und ist Betriebsblind. Das ist nicht schlimm, sonder absolut normal. Wenn man etwas täglich sieht, sieht man es irgendwann nicht mehr. Tauscht die Zuständigkeiten und öffnet damit den Blick wieder. - Die nächste Veranstaltung ist erst Ende Januar? Warum nicht jetzt schon den Raum vorbereiten? Tische und Stühle in den Raum bringen und alles andere bereit stellen?
- Auch im Housekeeping gibt es einiges zu tun wie z.B. Grundreinigung, Wäsche sortieren, Wäschelager aufräumen etc.
- und vieles mehr.
Uff denkt sich jetzt vielleicht der eine oder andere beim Lesen. Das ist aber viel. Oder?
Keine Sorge, es ist nie zu spät so lange man aktiv wird. Ich hoffe ich konnte hier ein paar Anregungen und Hilfen geben, was man tun sollte und außerdem tun kann.
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