Digital Solution - gut oder schlecht?Digital Solution - gut oder schlecht?

Digitale Lösungen. Fluch oder Segen – das ist hier die Frage?

Digitale Lösungen sind kleine oder große Helferlein, die tägliche Prozesse unterstützen und wenn möglich auch automatisieren sollen. Digitalisierung ist das Stichwort. Denn analoge Prozesse können teilweise nicht mehr wie bisher eingesetzt werden. Weil sich die Anforderungen verändert haben und, weil es andere Prozesse, Fortschritte verhindert unter Umständen.

Welchen Nutzen können Dir der Einsatz von Digital Solution bringen? Ist es Fluch oder Segen?  Oder doch nur Kostenfresser mit hohem Aufwand, wenn digitale Lösungen eingesetzt werden?

In meinem letzten Beitrag, habe ich Dir eine Aufgabe geben, einmal zu überlegen, welche unterschiedlichen Anforderungen Dein Gästekreis hat.
Schauen wir uns das einmal genauer an.

Wo ist Digitalisierung im Hotel mittlerweile (fast) überall Standard?

Sie fallen kaum noch auf oder erst dann, wenn sie nicht vorhanden sind. Dann war die Digitalisierung erfolgreich

Ein klassisches Beispiel sind Zimmerschlüssel. Mittlerweile für (fast) jeden Gast selbstverständlich sind sogenannte Key-Cards. Also Karten im Scheckkartenformat um die Zimmertür zu öffnen. Etwas seltener ist (noch) das System mit PIN-Codem, QR-Code oder Bluetooth Schließanlagen. Wobei auch diese Variante mehr und mehr Anwendung findet.

Eher selten und damit ungewöhnlich sind die klassischen Zimmerschlüssel mit Knochen. Nein, nichts zum Essen. Als Knochen wurde der Schlüsselanhänger bezeichnet, welcher häufig eine längliche Form hatte. Daher der Name „Knochen“.

Kleiner Rückblick in die Vergangenheit – so sah es früher an der Rezeption aus: Ein Schlüsselbord mit Zimmerschlüsseln und Anhängern. Hier die typische Knochenform.

Hotel Zimmerschlüssel, Schlüsselbord

Welche Digitalisierungs Möglichkeiten Lösungen gibt es noch?

Eine online Reservierung über die Hotelwebseite (IBE – Internet Booking Enginge) oder über eine Internetplattform der großen und kleinen Online Travel Agencies (OTA) ist mittlerweile normal.

Ebenso ist es mittlerweile völlig normal irgendwo im Hotel einen Internetzugang mit Druckmöglichkeit vorzufinden. Die Hotelrechnung unbar zu begleichen.  Online check-in und check-out. WiFi (meist kostenfrei) und für beliebig viele Endgeräte ohne Zugangscode zu nutzen. Bei Hotels in Flughafennähe sind aktuelle Displayanzeigen der Ab- und Anflüge nicht mehr wegzudenken.
Im Restaurant, Bar oder Café wird die Bestellung via Orderman aufgenommen. Der Gast muss keinen Ordner für Ausflugtipps durchblättern, sondern nutzt eine App oder andere Art der Digitalen Gästemappe um sich egal wo informieren zu können.
Im Tagungsbereich sind es digitale Raumbeschriftungen, der Overheadprojekter hat ausgedient und Beamer und Multifunktionale Whiteboards sind im Einsatz.

Welche Lösungen zur Digitalisierung im Hotel, sollte man sich auf jeden Fall genauer ansehen?

Ich kann nicht für jeden einzelnen sprechen, aber ich persönlich finde nachfolgende sehr interessant. Aber auch hier gilt: Kann man – muss man nicht machen. Bitte immer die Kosten für die Investition berücksichtigen.

Keycard vielleicht sogar in Verbindung mit einem Chip um z.B. Zimmertransfers, Automatenkauf oder sonstige Serviceleistungen im Haus einfach nutzen zu können

Mehr und mehr werden Apps im Alltag eingesetzt und genutzt. Warum nicht auch für hauseigene Informationen?
Dabei sollte man sich jedoch überlegen, ob es Sinn macht eine eigene App zu haben. Ich z.B. möchte nicht für jedes Hotel in dem ich übernachte eine eigene App auf meinem Mobile Device installieren. Daher bevorzuge ich  Apps, welche flexibel für mehrere Hotels nutzbar sind oder einfach eine sogenannte Web-App sind. Das bedeutet man bekommt ganz einfach zugriff über einen Link, QR-Code und landet auf einer Webseite. Diese ist wie eine App gestaltet. Vorteil ist: Man muss nichts installieren.

Bei einem großen Restaurant, Terasse oder ähnlichem finde ich einen Orderman heutzutage sehr hilfreich. Damit kann Wegezeit eingespart werden und die nächste Bestellung kann schneller aufgenommen werden. Und, welches Küchenteam kennt es nicht, einen Bon mit nicht lesbaren Zusatzvermerken?

Eine tolle digitale Lösung für Moderatoren und Veranstaltungen ist eine digitale Raumbeschriftung. Diese kann vorab schon eingerichtet werden, Firmenlogos können einfach dargestellt werden und auch schnell geändert werden. Denn meist ist ein Timer damit verbunden.
Ein digitales Whiteboard ist außerdem auch noch nachhaltig. Man verbraucht nicht unmengen an Flipchartpapier. Falsch zugeordnete Notizen lassen sich einfach wegwischen und richtig platzieren. Wenn das digitale Whiteboard dann noch die Möglichkeit bietet, die Aufzeichnungen als PDF an die Teilnehmer zu versenden – perfekt für die Dokumentation und man hat die volle Aufmerksamkeit, da das mitschreiben reduziert wird.

Displayanzeigen in der Lobby:  Sogenannte Info Screens.

Je nachdem wo diese plaziert werden, können diese für Hotelinformationen genutzt werden wie z.B. Kulinarisches, Übernachtungsangebote, Wetteranzeige oder auch die Ab- und Anflug- Informationen vom nächsten Flughafen.

Nachteile oder Dinge die man beim Start der Digitalisierung beachten sollte:

Bei so gut wie allen elektronisch gestützten Tools fallen neben einmaligen Anschaffungskosten auch regelmäßige Kosten durch den Betrieb an. Von Strom über Lizenzen, Updates über neue oder zusätzliche Geräte.

Auch entfällt das manuelle pflegen der Daten nicht, es wird nur zentralisiert und ermöglicht daher ein schnelleres Update von Informationen. Sei es für den Kunden, als auch z.B. bei Kassensystemen für die Mitarbeiter.

Nicht zu vergessen Mitarbeiterschulungen bei Inbetriebnahme, regelmässige Refresher Schulungen. Nur so, können alle Funktionalitäten ausgeschöpft werden.

Denn wer hat es nicht schon einmal erlebt, dass zu Beginn Schulungen stattgefunden haben und dann nie wieder? Gerade das ist aber nach einer gewissen Zeit sehr wichtig. Denn selten genutzes oder bei Beginn „nach hinten geschobene“ Funktionalitäten geraten in Vergessenheit. Je besser aber ein System bekannt ist, umso mehr kann man es nutzen. Denn schliesslich soll das System ja unterstützen und nicht mehr Arbeit machen, weil man es vielleicht einfach nicht (mehr) weiß.

Fazit

In meinem letzten Beitrag habe ich zwei unterschiedliche Hotels beschrieben.
Die zuvor genannten digitalen Lösungen können m.E. in beiden Hotels angewendet werden. Der Oderman, die Digitale Raumbeschriftung und Whiteboards helfen nur, wenn ein Tagungs- oder einen Restaurantbereich vorhanden ist. Versteht sich von selbst, oder?

Ich persönlich empfinde dabei immer, dass Digital Solution – Fluch oder Segen sind. Je nachdem wann man mich dazu befragt. Als Fluch (nicht böse gemeint) bei und während der Installation und als Segen, wenn es läuft und positive Veränderungen zeigt.  Klappern gehört zum Handwerk dazu, wie man so schön sagt und von nichts – kommt nichts.

Externe Links:

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Digitale Gästemappe
Info Screen

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