Was sind Digitale Prozesse? Wo stehen wir?
Digitale Prozesse – Eine einfache Frage, die einfach zu beantworten ist – oder?
Digitale Prozesse: Sind standard in der heutigen Zeit. Alles wird digitalisiert, Papier und Bleistift hat ausgedient. Sämtliche Prozesse werden digitalisiert also elektronisch verarbeitet bzw. unterstützt.
Bevor wir es uns genauer ansehen, habe ich ein paar Fragen für Dich. Bitte nimm Dir die Zeit und mach Dir ein paar Notizen für Dich, aber merke Dir auf jeden Fall die Antworten auf folgendes:
1. Die Reservierungen werden manuell erfasst und die Reservierungsbestätigung wird in einem Office Programm (z.B. Word) erstellt.
2. Alle Reservierungen werden handschriftlich erfasst im Anschluss in ein PMS (Property Management System = Front-Office-System) eingegeben und dort weiter verarbeitet.
3. Alle Reservierungen werden direkt ins PMS (Front-Office-System) eingegeben und verarbeitet.
Ich könnte noch weitere Fragen stellen, aber im Moment beschäftigen wir uns erst mal mit dieser Auswahl.
In diesem Beitrag findest Du:
- Digitalisierung
Schau Dir hierzu unseren vorherigen Beitrag dazu an - Reservierungen mit und ohne PMS verwalten
- Digitale Prozesse: Bist Du schon digital? (Auswertung)
- Prozessoptimierung
Reservierungen ohne, oder mit Hilfe eines PMS (Property Management System) verwalten
Schauen wir uns die Unterschiede (stark vereinfacht) noch etwas näher an und unterscheiden in „Analoge Prozesse“ und „Digitale Prozesse“.
1. Der Prozess erfolgt vollständig analog, also erst mal klassisch mit Zettel und Stift. Lediglich die Erstellung einer Reservierungsbestätigung für den Gast oder die Rechnung für den Aufenthalt werden elektronisch unterstützt, mit sogenannten Office Programmen. ➡️ Ist das ein Digitaler Prozess? Nein.
2. Der Verarbeitung erfolgt im ersten Schritt vollständig analog, also händisch. Im zweiten Schritt, werden die manuell erfassten Daten in ein elektronische System eingegeben und erneut erfasst. Hierzu wird meist eine Hotelsoftware, also ein PMS (Property Management System) verwendet. Dieses greift ggf. zusätzlich zur Verarbeitung des Schriftverkehrs auf weitere elektronische Office Tools zurück. ➡️ Ist dies ein digitaler Prozess? Jein. Nein, da es zuerst manuell erfasst wird. Ja, weil danach eine digitaler Prozess erfolgt, nämlich die Verwendung eines PMS.
3. Der Prozess erfolgt digital in einer Hotelsoftware, einem sogenannten PMS Property Management System. ➡️Ist dies ein Digitaler Prozess? Ja, weil alle Daten direkt im System erfasst werden und weiter verarbeitet werden. Die manuelle Erfassung vorab entfällt vollständig.
Findest Du Dich in einem der 3 Beispiele wieder?
Beispiel 1?
Dies ist kein digitaler Prozesse – eher noch weit sehr weit davon entfernt. Doch und das ist das Gute – Abhilfe ist möglich.
Beispiel 2?
Jein – es ist noch kein vollständig digitaler Prozess. Es gibt noch Luft nach oben – ABER Du bist schon auf einem guten Weg 👍
Beispiel 3?
Herzlichen Glückwunsch – dieser Prozess ist schon digital 🏅
Analoge Prozesse optimieren zu Digitalen Prozessen
Was tun?
Wenn Dein Ergebnis Beispiel 1 war, dann mach Dir zuerst einmal eine Wunschliste, was Du alles digitalisieren willst. Sammle Informationen zusammen mit Deinen Mitarbeitern. Wo drückt der Schuh? Wo werden die Kollegen besonders aufgehalten?
Was für ein Budget hast Du? Aber das betrachten wir später nochmals separat, keine Sorge.
Ideen und Möglichkeiten, welche Arten es gibt, findest Du unter anderem hier (Einführung), hier (sonstige) oder hier (PMS).
Dein Ergebnis war Beispiel 2. Dann überleg Dir, warum die Reservierung zuerst handschriftlich notiert wird und erst später in ein System eingegeben wird.
Meine Gedanken und Erfahrungen:
- Sicher ist sicher – so kann man jederzeit nochmals nachschauen, was besprochen wurde
- Das war schon immer so!
- So haben wir es auch zur Hand, wenn das System einmal nicht funktioniert
- So kann bei der Kontrolle der Reservierungen und Anreisen besser geprüfen werden, ob alle Daten korrekt eingetragen wurden
- Im System kann man nicht alle Daten eintragen, daher werden handschriftliche Notizen zusätzlich benötigt
- …..
Findest Du Deine Antworten wieder? Hast Du noch weitere Gründe?
Ich freue mich auf Deine Kommentare.
Egal welche Argumente und Erklärungen, es gibt Möglichkeiten dies zu ändern.
Was steht hinter diesem Prozess?
- mehr Zeitaufwand für die doppelte Datenerfassung
- mehr Zeitaufwand für die Kontrolle
- wenn man etwas sucht, dann kann man Stunden im Archiv verbringen
- Alle Unterlagen müssen gelagert werden und später entsorgt werden. Dahinter verbirgt sich ein hoher Zeitaufwand und große Lagerkapazitäten (ca. 10 Jahre). Anschließend noch eine datensichere Entsorgung. Und all das kostet bares Geld.
- Man verlässt sich darauf, dass alles „irgendwo“ handschriftlich notiert ist – auch wenn es nicht im System ist
- ……
Die Vorteile halten sich in Grenzen und klingen eher nach Nachteilen, oder?
Welche Optimierungsmöglichkeiten Deiner Prozesse gibt es?
- Wenn im System nicht alles abgebildet werden kann, kläre woran das liegt.
Wurden eventuell Funktionen im Laufe der Zeit vergessen oder inaktiv gesetzt?
Gibt es seit Einführung des Systems Updates mit neuen Funktionen, die Abhilfe schaffen können und wurden diese installiert und aktiviert? - Sind die Schritte und Informationen grundsätzlich nötig?
- Wenn es nur um die Kontrolle geht, warum nicht gleich sofort im System erfassen?
- Zeit für die notwendige Ablage wird frei und kann anderweitig genutzt werden
- Das System ist sofort aktualisiert und auch weitere Funktionen können sofort aktiviert werden. Ein angeschlossener Channelmanager kann z.B. die Verfügbarkeiten sofort als „geschlossen“ übermitteln, Kollegen sehen sofort, dass die Verfügbarkeit nicht mehr vorhanden ist bei weiteren Anfragen. So kommt es eher seltener zu Überbuchungen.
Dies sind nur einige, wenige Beispiele, es gibt noch viel mehr. Gerne unterstützen wir Dich bei der Optimierung Deiner Digitalen Prozesse.
Gratuliere, wenn Dein Ergebnis Beispiel 3 ist. 🏅
Die Systeme werden genutzt um die Prozesse digital zu verarbeiten.
Hier gibt es andere Möglichkeiten zur Optimierung oder Erweiterung.
- Zahlungen online anfordern
- Pre-Stay Messages für den Gast
- Online check-in
- …..
Hier kann ich nur sagen: Dran bleiben Ihr seid schon auf einem sehr guten Weg. Aber da geht bestimmt noch was um das Zusammenspiel der digitalen Prozesse noch weiter abzurunden oder zu erweitern.
Egal welches Ergebnis es war, es gibt immer Herausforderungen etwas zu verändern oder zu verbessern. Mal mehr, mal weniger.
Wenn Du jetzt den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr siehst und nicht weißt, wo anfangen und wo aufhören. Oder wenn die Frage im Raum steht, wie nimmt man das Team bei diesen Veränderungen mit? Welches System ist das richtige für mich?
Dann sende uns einfach eine Nachricht oder buche einen Termin (kostenfrei und unverbindlich). Mit unserer Erfahrung und Routine, gehen wir mit Dir den Weg gemeinsam. Wir lassen Dich nicht im Regen stehen.
Nur sprechenden Menschen kann geholfen werden.
Denk immer daran, Du musst nicht alles wissen und bist auch nicht allein.